Den europarechtlichen Vorgaben entsprechend, sind gewisse Inhalte der Verkehrsunternehmensdatei über das Internet allgemein zugänglich. Der öffentliche Teil der Verkehrsunternehmensdatei ist seit dem 01.10.2013 über die Internetadresse www.verkehrsunternehmensdatei.de bzw. die Homepage des BALM erreichbar.
Auch schwerwiegende Zuwiderhandlungen, die im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Betätigung des Kraftverkehrsunternehmens begangen worden sind, sowie bestimmte Verwaltungsentscheidungen sollen gemäß den EU-Bestimmungen zentral erfasst werden - jedoch nicht zwingend zusammen mit den allgemeinen Unternehmensinformationen, sondern gegebenenfalls von diesen getrennt in separaten Dateien. Voraussetzung ist, dass die relevanten Informationen allen zuständigen Behörden des betreffenden Mitgliedstaats zumindest auf Anfrage zugänglich sind (vergleiche Artikel 16 Absatz 2 Unterabsatz 3 Satz 1 der Verordnung (EG) 1071/2009). Die vom Bundesamt für Justiz (BfJ) geführten Zentralregister - Gewerbezentralregister und Bundeszentralregister - erfüllen diese Anforderungen, sodass schwerwiegende Verstöße und Verwaltungssanktionen grundsätzlich nicht noch einmal in der Verkehrsunternehmensdatei des BALM gespeichert werden. Unberührt hiervon bleibt die vom BALM auf Grundlage des § 16 GüKG geführte Datei über abgeschlossene Bußgeldverfahren. Hier werden Zuwiderhandlungen nach § 19 GüKG sowie schwerwiegende Verstöße gegen die Unionsvorschriften gemäß Anhang I der Verordnung (EU) Nr. 403/2016 zur Beurteilung der Zuverlässigkeit des Unternehmers und des Verkehrsleiters erfasst, soweit die Geldbuße nicht mehr als 200 € beträgt. Den zuständigen Genehmigungsbehörden werden die Daten auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus nimmt das BALM in Deutschland die Aufgaben einer „nationalen Kontaktstelle“ wahr, über die die zuständigen Behörden in den Mitgliedstaaten auf elektronischem Wege miteinander kommunizieren und Informationen über geahndete Verstöße mitteilen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass auch Verstöße im EU-Ausland bei der Beurteilung der Zuverlässigkeit eines Kraftverkehrsunternehmers durch die zuständige inländische Behörde Berücksichtigung finden. Entsprechend werden auch Verstöße ausländischer Unternehmen an die zuständigen Behörden des Niederlassungsmitgliedstaates gemeldet.
Aufgabe der „nationalen Kontaktstelle“ ist es auch, Informationen über die Zuverlässigkeit von Verkehrsleitern an die anfragenden Stellen elektronisch weiterzuleiten. Durch diese Verfahrensweise wird gewährleistet, dass den zuständigen Behörden Informationen über Verkehrsleiter, die im EU-Ausland für unzuverlässig erklärt wurden, die Geschäfte eines Kraftverkehrsunternehmens zu leiten, vorliegen.
Die Kommunikation zwischen den zuständigen Behörden der Länder und den beim BALM eingerichteten Dateien, der Verkehrsunternehmensdatei und der Datei über abgeschlossene Bußgeldverfahren nach § 16 GüKG, erfolgt ausschließlich auf elektronischem Wege - entweder über vom BALM bereitgestellte Dialogoberflächen (Webapplikation) oder über eine zur Verfügung gestellte Dateischnittstelle (XML-Format; File-Transfer) für die Programm-zu-Programm-Kommunikation (vgl. § 4 Absatz 1 Verkehrsunternehmensdatei-Durchführungsverordnung - VUDat-DV). Voraussetzung ist in beiden Fällen eine Kommunikationsanbindung an das DOI-Netz (Nachfolgenetz von TESTA-D).
Die Nutzung der XML-Schnittstelle der VUDat setzt zudem die Verwendung eines kompatiblen Fachverfahrens voraus.
